Hiệu quả của việc xây dựng hệ thống một cửa điện tử liên thông nhìn từ 2 địa phương

và phương pháp làm việc của UBND các huyện trở nên rõ ràng, minh bạch. Theo kết quả khảo sát của Sở Thông tin và Truyền thông Dak Lak, từ năm 2010 trở về trước, nhìn chung tại UBND các huyện, thị xã tuy đã ứng dụng CNTT trong giải quyết công việc, nhưng vẫn còn rời rạc, thủ công, hệ thống máy móc, trang thiết bị lạc hậu, nguồn nhân lực chuyên trách còn thiếu, yếu. Trong khi nhu cầu giao tiếp của công dân với các cơ quan hành chính nhà nước ngày càng nhiều (đặc biệt là tại UBND các huyện), chuyên viên làm việc chủ yếu là chép tay nên khá chậm, tốn nhiều thời gian, ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ nhân dân; đó là chưa kể do phần mềm lưu trữ hồ sơ, hệ thống đường truyền internet chưa phổ cập… nên người dân không thể theo dõi được tiến độ giải quyết hồ sơ của mình, còn lãnh đạo thì không có nhiều điều kiện nắm bắt thông tin để điều hành, đôn đốc công việc của cấp dưới…

Trước tình hình đó, được sự chỉ đạo của UBND tỉnh, những năm 2010-1011, Sở TT-TT đã triển khai dự án “Mua sắm thiết bị, xây dựng hệ thống một cửa điện tử liên thông” trang bị cho các cơ quan huyện, thị xã gồm: Buôn Hồ, Krông Buk, Cư Kuin, Krông Pak, Ea Súp và Sở TT-TT, với những thiết bị, kỹ thuật, mạng LAN đến tất cả người sử dụng máy tính trong cùng đơn vị, máy scan tốc độ cao, máy chủ ứng dụng, máy trạm…cùng phần mềm ứng dụng cho một đơn vị huyện gồm: phần mềm tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ theo mô hình một cửa; cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; giấy phép xây dựng; hệ phần mềm nhà – đất; quản lý xử phạt vi phạm hành chính; trang thông tin tổng hợp hồ sơ hành chính; các phần mềm tương ứng được triển khai tại bộ phận tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ và các phòng chức năng, chuyên môn: tài chính – kế hoạch, kinh tế – hạ tầng, tài nguyên và môi trường, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất và Văn phòng UBND các huyện, thị xã. Việc đào tạo cán bộ, chuyên viên sử dụng, vận hành hệ thống phần mềm được Sở TT-TT thực hiện theo hình thức “cầm tay chỉ việc”, cán bộ hướng dẫn sử dụng phần mềm tại các đơn vị huyện trực tiếp theo sát, hướng dẫn thao tác thực hành phần mềm cho từng cán bộ, chuyên viên song song với việc thực hiện chuyên môn cho đến khi sử dụng thành thạo. 

Tiếp nhận và xử lý hồ sơ của công dân.

Nhờ vậy, bước đầu đã nâng cao năng suất làm việc, bảo đảm thông tin thông suốt, hệ thống một cửa điện tử đã phát huy tác dụng trong cung cấp dịch vụ hành chính công cho người dân, doanh nghiệp, giúp công tác quản lý, theo dõi và điều hành của UBND các huyện, thị xã được thuận lợi, nhanh chóng hơn. Trước kết quả đó, theo đề xuất của UBND các huyện còn lại và được sự chấp thuận của UBND tỉnh, năm 2012 Sở TT-TT tiếp tục thực hiện việc mở rộng, hoàn chỉnh hệ thống phần mềm một cửa điện tử của tỉnh, tiếp tục ứng dụng CNTT sâu, rộng trong công tác QLHC cho từng địa phương. Đến tháng 6-2014, toàn bộ khối lượng công việc liên quan đến hệ thống một cửa điện tử liên thông đã hoàn thành ở 14 huyện, thị xã và đã đi vào vận hành, với tổng kinh phí trên 21 tỷ đồng.

Sau 4 năm triển khai thực hiện dự án, bước đầu đã gặt hái được những kết quả khả quan. Việc ứng dụng CNTT trong QLHC đã giúp hạn chế tình trạng quan liêu, tiêu cực; công tác tin học hóa hoạt động nghiệp vụ “một cửa”, góp phần làm minh bạch, công khai các thủ tục và trạng thái xử lý hồ sơ hành chính, tăng hiệu quả làm việc và chất lượng phục vụ người dân, tiết kiệm thời gian, chi phí cho xã hội. Hiện nay, hầu hết UBND các huyện, thị xã đã khai thác phần mềm một cách thuận lợi, trong đó 2 huyện Cư M’gar và Krông Ana sử dụng tương đối đồng bộ và thông suốt phần mềm quản lý. Theo anh Trần Thanh Hùng, chuyên viên bộ phận tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ đất đai của UBND huyện Cư M’gar, một ngày bộ phận quản lý đất đai tiếp nhận khoảng 150 lượt công dân. Trước đây, ngoài  nhập số liệu anh còn phải viết giấy hẹn, nên tiến độ công việc khá chậm, thời gian trả hồ sơ kéo dài khiến người dân bức xúc.

Từ khi sử dụng phần mềm này đã giúp anh xử lý số liệu, in ấn nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và phục vụ người dân tốt hơn; tình trạng “ngâm hồ sơ” dần được cải thiện, thông tin, dữ liệu an toàn, chính xác. Chị Nguyễn Thị Hương (xã Quảng Tiến, huyện Cư M’gar) cho biết trước đây khi cần giải quyết hồ sơ thủ tục đất đai, việc tra cứu, nhập số liệu, viết giấy hẹn cho dân phải chờ đợi khá lâu, thời gian xử lý của phòng chuyên môn cũng chưa được công khai. Nhưng sau khi biết cơ quan chuyên môn sử dụng hệ thống một cửa điện tử liên thông phục vụ nhân dân, chị rất phấn khởi vì các yêu cầu được giải quyết nhanh gọn hơn, chị không còn phải lên xuống UBND nhiều lần và chờ đợi mất thời gian nữa. Từ khi dự án đi vào hoạt động, UBND huyện Krông Ana đã đầu tư đường dây cáp quang Internet tốc độ cao giúp cho việc truy cập không bị đứt đoạn, đồng thời lãnh đạo huyện cũng đã quán triệt toàn thể đơn vị phải khai thác 100% phần mềm quản lý, nhờ vậy huyện đã hoàn thành xuất sắc việc ứng cụng CNTT trong QLHC. Ông Trần Hữu Thọ, Phó chủ tịch UBND huyện Krông Ana đánh giá:  từ khi triển khai dự án tới nay, đơn vị đã tiếp nhận và giải quyết 4.147 hồ sơ qua hệ thống phần mềm; trong quản lý điều hành, lãnh đạo có thể theo dõi được việc xử lý hồ sơ công dân, qua đó đánh giá đúng năng lực của từng nhân viên. Anh Phan Ngọc Thạch (xã Bình Hòa, huyện Krông Ana) đi xóa thế chấp đăng ký vay vốn, từ khi có máy tra cứu thông tin anh có thể kiểm tra được tình trạng xử lý hồ sơ của mình đang ở khâu nào, thiếu sót những gì để kịp thời bổ sung, không còn tình trạng “chối quanh” của nhân viên một cửa.

Đến nay, nhìn chung mô hình một cửa điện tử liên thông đã đi vào hoạt động thông suốt và đồng bộ, tuy vẫn còn một số hạn chế do đường truyền internet tại các đơn vị tốc độ chậm gây gián đoạn công việc, hệ thống điện chưa bảo đảm trong việc vận hành máy móc…), nhưng hiệu quả từ việc triển khai dự án là không thể phủ nhận. Có thể nói, việc ứng dụng CNTT trong QLHC đã làm thay đổi nhận thức, thái độ làm việc, cách thức quản lý quy hoạch của cán bộ công chức, thay đổi cách nhìn của nhân dân với cơ quan công quyền.

 Hồng Chuyên